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オフィスセキュリティ

オフィスセキュリティ

最近はマイナンバー制度の運用開始や情報漏洩事件の発生によって、企業のセキュリティ対策への目が厳しくなっています。お客様からお預かりしている情報を守り、信頼を得るためには、適切な安全管理措置を講じる必要があります。オフィスには書類の盗難防止やパソコンの覗き見防止をするための安全管理措置を講じる必要があります。オフィス作りをする時には、物理的セキュリティを考慮したオフィスレイアウトや備品、設備の導入が必要です。

オフィスの物理的セキュリティ対策の例

八木商事では姫路の企業様に対して、物理的セキュリティを考慮したオフィス作りのお手伝いをしています。八木商事がオフィス作りで意識しているセキュリティ対策をご紹介します。

物理的セキュリティを考えたオフィスレイアウト
オフィス設計図

まずは、書類やパソコン、メディアなど情報の「持ち出し管理」や「入退室管理」「廃棄管理」の徹底が効果的です。
社員や部署ごとの業務内容に応じてアクセスできる情報やエリア(部屋など)を区分することで、情報漏えいのリスクが低減します。オフィスの物理的なセキュリティ対策をするにあたって最も重要なのがオフィスレイアウトの最適化です。
八木商事では、空間を用途で分けてレイアウトを行なう「3つのゾーニング」をして、オフィスレイアウトを検討していきます。

 

オフィス ゾーン1…従業員と来客が利用するエリア(受付、ミーティングコーナー 等)
オフィス ゾーン2…従業員だけが利用するエリア(執務室 等)
オフィス ゾーン3…一部の従業員が利用するエリア(社長室、サーバルーム 等)

オフィスの入口付近にゾーン1を配置し、入口から遠いエリアにゾーン3を配置することで、機密資料持出しや覗き見を抑制できるオフィスになります。
物理的セキュリティを高めるためにオフィスレイアウトの見直しをご提案しています。

書庫のセキュリティ対策
書庫のセキュリティ対策

組織が取り扱う書類は原則として組織外に対して秘密扱いです。情報の取扱ルールに従った処理が必要となります。書庫のセキュリティ対策もその中のひとつです。セキュリティ対策の対象には、電子的な情報だけではありません。紙に印刷した情報や製造物本体も含まれています。一般的な文書以外に下書きの書類や郵便物のあて先が記載された封筒、電子文書など、セキュリティ対策が必要な情報は全て対象となります。機密書類の社外への持出しを防ぐために、機密書類を保管する書庫は鍵付きの書庫にします。鍵付き書庫にもいくつもの種類があります。鍵で開錠するものや、ナンバーロックで開錠するもの、ICカード認証や指紋認証によって開錠するものもあります。保管物やオフィスの状況、予算に応じて最適な書庫を選択しましょう。

 

鍵の管理
オフィスのキーボックス

1か所にオフィスで使うあらゆる鍵がぶら下げられているオフィスはセキュリティ上問題があります。特定の社員しか鍵を利用できないように鍵管理を徹底する必要があります。具体的には鍵管理ボックスでの鍵管理が考えられます。鍵管理ボックスには様々な種類があります。暗証番号を入力して開錠するものから、ICカードで本人照合を行い、許可された鍵のみしか取り出せないハイスペック製品まで幅広い製品が発売されています。保管する鍵の種類やオフィス環境に応じて最適な鍵管理ボックスを選択しましょう。

 

監視カメラの設置
オフィス監視カメラ

事務所の現金の他にも、有価証券や契約書や権利書、機密書類などの重要な書類が保管されています。盗難による実害に加えて、個人情報の漏洩による被害ははかりしれません。監視カメラ・防犯カメラによって対策夜間の敷地内の監視や、駐車スペースや倉庫などの目が届きにくい場所の監視、店舗の監視などで監視カメラが活躍します。最近の監視カメラは映像が鮮明になり、映像の保存期間も長くなったため、機密情報が漏洩した際などに、犯人を映像から特定・追跡するために活用しやすくなっています。監視カメラは用途に応じて様々な種類があります。最適な監視カメラの選定は八木商事にお任せください。

 

受付のセキュリティ
・サイン設置工事 ・エントランス工事 ・受付カウンター設置工事 ・無人受付システム導入

オフィスの入口である受付のセキュリティは重要です。受付を通らずに執務室に入ることができるオフィスは物理的セキュリティに問題があります。来客が必ず受付をしてからオフィスに入るようにしましょう。

入口にパーティションを数枚設置して受付電話を設置するといった対策であれば、比較的安価に対策が可能です。

 

入退室管理システムの導入
カードキー入退室管理

機密情報を保管している部屋への人の出入りを管理することでオフィスのセキュリティレベルを高めることができます。入退室管理システムを導入して人の出入りを管理すれば、書類の紛失などがあった際に原因を突き止めることが容易になります。入退室管理システムには幅広い製品が発売されています。ICカードや指紋で本人認証をして、入退室のログを管理することができる高価な製品もありますし、本人認証はできませんが低コストで導入が可能な製品もあります。お客様のオフィスの状況や部屋に保管する書類に応じて最適な入退室管理システムは異なります。八木商事にご相談いただければお客様にとって最適な入退室管理システムをご提案させていただきます。

 

機密書類の破棄
シュレッダー文書廃棄

機密書類は復元できない手法で廃棄する必要があります。捨てられた機密書類の紙片を復元されて情報漏洩する可能性があるからです。

機密書類は復元できないような寸法で裁断するシュレッダーや、薬品で溶かして廃棄する紙溶解サービスを利用して廃棄しましょう。

 

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